Cómo identificar si su empresa necesita un software ERP

20 diciembre, 2017
in Category: Tecnología
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Cómo identificar si su empresa necesita un software ERP

Cómo identificar si su empresa necesita un software ERP

Cuando varios sistemas se ejecutan por separado pueden causar estragos en los procesos que están destinados a garantizar que su empresa funcione sin problemas.

Por Revista Summa

Hoy la tecnología en las compañías, independientemente de su tamaño, es cada vez más esencial. Por ejemplo, los sistemas de gestión ERP (en inglés Enterprise Resource Planning, en castellano “Planificación de Recursos Empresariales) ofrecen toda una serie de ventajas, como integrar los procesos en una misma plataforma, lo que evita errores en el traslado o redigitación de la información, hacen que los procesos sean más eficientes (los datos se ingresan una sola vez) y que todos los departamentos manejen información consistente.

Sin embargo, cómo saber sí mi empresa necesita un software ERP. Algunos consejos proporcionados por Mario Silesky de Softland son los siguientes:

1. Tiene diferentes sistemas para diferentes procesos: Cuando varios sistemas se ejecutan por separado pueden causar estragos en los procesos que están destinados a garantizar que su empresa funcione sin problemas.

Sin datos precisos de las ventas, la administración del inventario puede sufrir, mientras que no tener la información más reciente de la contabilidad puede desencadenar un efecto dominó en todo, desde los presupuestos, desde marketing hasta la planilla. Un software ERP integra estos sistemas para que cada función comercial se centralice en una única base de datos.

Con una fuente de información que contiene datos precisos en tiempo real, una solución ERP rompe los atascos de información, ayuda al personal a tomar mejores decisiones más rápidamente y libera el tiempo para trabajar en ejercicios de mayor valor como ayudar a que el negocio crezca aún más rápido.

2. No tiene fácil acceso a los datos sobre su negocio: Si alguien le pregunta cuál es su margen de ventas promedio, ¿cuánto tiempo le llevaría averiguarlo? ¿Qué pasa con otras métricas de rendimiento clave, como pedidos por día o ventas hasta la fecha? Para las empresas que dependen de sistemas hechos ‘en casa’ o inclusive hojas de cálculo, que deben actualizarse constantemente y reconciliarse manualmente, podría ser una larga espera. El ritmo de los negocios va más rápido que nunca, lo que significa que los empleados de toda su empresa necesitan acceso inmediato a los datos claves. Con una solución ERP, los ejecutivos pueden obtener una visión integral de las operaciones comerciales en cualquier momento, mientras que otro usuario puede obtener la información que necesita para realizar su trabajo de manera más efectiva.

3. El proceso contable le toma más tiempo de la cuenta: Si sus empleados dependen de facturas en papel y órdenes de compra, pasan horas todas las semanas ingresándolos manualmente en diferentes sistemas contables y de ventas, debe tener en cuenta cuánto tiempo se desperdicia en tareas que el software ERP puede manejar en un instante.

Lo mismo ocurre con los informes financieros: si lleva años consolidar o conciliar la información financiera entre sistemas y mediante innumerables hojas de cálculo, una solución ERP puede tener un impacto significativo.

Con todas las finanzas en una única base de datos, el personal de contabilidad no tendrá que pasar horas publicando información de forma cruzada, modificando números o conciliando datos manualmente. Su personal de contabilidad será más productivo, liberándolos para entregar informes críticos sin demoras y frustración.

4. Las ventas y la experiencia del cliente no tienen buen rendimiento:  Cuando las ventas, el inventario y los datos de los clientes se mantienen por separado, pueden crear serios problemas en toda su empresa. Si se queda sin un producto popular, las ventas se suspenderán hasta que llegue el próximo envío. Mientras tanto, si un cliente llama para preguntar sobre un pedido y los empleados no pueden rastrearlo para ver si se ha solicitado, o si está disponible, su empresa comenzará a desarrollar una mala reputación de confiabilidad y servicio. Con un sistema ERP, por otro lado, el
personal en cada departamento tendrá acceso a la misma información actualizada en tiempo real. Los representantes orientados al cliente deben poder responder a las preguntas de los clientes sobre el estado del pedido y del envío, el estado del pago, los problemas del servicio, etc., sin tener que colgar el teléfono y consultar con otro departamento. Mejor aún, los clientes deberían simplemente conectarse a su cuenta y ver el estatus de la información. Mientras tanto, el gerente del almacén puede ver que las existencias están bajando y puede reordenar.

5. Su TI es demasiado compleja y consume recursos: Uno de los mayores inconvenientes de tener múltiples sistemas en toda su empresa es que la administración de TI puede convertirse en una pesadilla. Personalizar estos sistemas, integrarlos y mantenerlos con parches y actualizaciones puede ser tiempo y recursos costosos y críticos. En lugar de agregar más software -y complejidad- a un sistema que ya no es efectivo, la tecnología ERP puede brindarle la agilidad para responder rápidamente a las cambiantes
necesidades del negocio. Es por eso que seleccionar un proveedor de ERP basado en la nube es fundamental.

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