Un recorrido por las oficinas principales de Hewlett Packard para el Reino Unido e Irlanda, en Bracknell, no hace fácilmente creíble el hecho de que la empresa se las haya arreglado con 1.600 escritorios para ofrecer una base a 4.000 empleados. ¿Cómo lo hizo? Bracknell es uno de los principales centros de hot desking de la empresa. Es una forma de trabajo flexible que parece estar renaciendo. Quienes practican hot desking deben al final del día limpiar el escritorio donde han trabajado, no dejar fotos personales ni otros objetos y encontrar un cajón para guardar sus papeles de trabajo o llevárselos a su casa. A Bruno Jago, gerente de temas ambientales para Hewlett Packard en el Reino Unido e Irlanda, le gusta la flexibilidad que da el hot desking; pero aclara que no es para todos. El grado de flexibilidad depende del tipo de trabajo.
La forma de ocupar la superficie destinada a oficinas ha sufrido variaciones a lo largo de los años. Hasta mediados del siglo pasado era común encontrar espacios cerrados donde se desempeñaba un número variable de empleados que dependía de su posición en la jerarquía empresarial y la superficie de cada ambiente. Luego le llegó el turno a las oficinas abiertas. Desaparecieron las paredes y se pasó a espacios abiertos o a los conocidos cubículos. Hubo excepciones. Oficinas de gerentes y salas de reuniones, por ejemplo, continuaron existiendo.
Como los cambios mantuvieron una característica en común, un escritorio por empleado, la desaparición de las paredes hizo que, además de aumentar el espacio útil y mejorar la comunicación, un gerente pudiera observar cuántos escritorios –y por cuánto tiempo– se hallaban desocupados en la gerencia que supervisaba. Los motivos de las ausencias eran diversos: los ocupantes de los escritorios eran vendedores o empleados que gastaban una parte importante de su tiempo en locales de clientes o viajaban por periodos prolongados. También se debían a las nuevas formas de trabajo, como telecommuting, trabajo flexible, trabajo compartido y trabajo part-time. De acuerdo con el Financial Times, un estudio llevado a cabo en una empresa “encontró que no se utilizaba más de un tercio de los escritorios instalados. En promedio, sólo un 45% de las sillas estaban ocupadas y otro 20% eran reservadas. Según los especialistas, la subutilización del espacio disponible es típica de las empresas medianas y grandes en el mundo desarrollado”.
Las estimaciones económicas no tardaron en hacerse. ¿Cuánto le costaba a una organización instalar y mantener desocupados esa cantidad de escritorios? Según el mismo estudio citado anteriormente, en el centro de Londres costaba £9.500 anuales proveer de diez metros cuadrados a un trabajador –5,25 metros cuadrados para su lugar de trabajo y el resto, la parte de las superficies comunes que le correspondían, como salas de reuniones, áreas de recepción y depósitos.
La eliminación de escritorios desocupados hizo que se desarrollaran, facilitado por las herramientas que provee la tecnología, distintas opciones para que los empleados que estaban la mayor parte de su tiempo afuera de la empresa compartiesen escritorios. Una, la ya mencionada hot desking, implicaba que cada escritorio dedicado a estos fines era ocupado cada día por el primero que llegase y desocupado por éste al final del día.
Otra, hotelling, permitía que los empleados reservaran un escritorio por un día por medio de un “conserje” de la empresa, quien asignaba el lugar, se ocupaba de las líneas telefónicas y ubicaba en el escritorio los objetos personales de la persona que lo iba a ocupar. Cuando lo desocupaban, los empleados hacían una especie de check out.
La más habitual parece ser el hot desking. Su puesta en práctica no es automática y se deben tomar precauciones antes de su instalación: identificar a quiénes se le puede aplicar, comunicar y explicar la decisión, cómo se introduce el cambio, fomentar los equipos de trabajo, definir cuántos trabajadores por escritorio (se menciona de 1,4 a cinco) y estar atento a los problemas que se pudieran presentar.
Otro aspecto relacionado con la utilización del espacio de oficinas conocido, como los anteriores, desde hace algunos años, es el denominado white space (espacio blanco), un término que se va introduciendo de a poco en el lenguaje del trabajo para describir un lugar donde se realiza una tarea determinada. Los escritorios alcanzan para contestar el teléfono y completar formularios; pero cuando se trata de los aspectos creativos o introspectivos de una tarea se convierten, en el mejor de los casos, en un lugar donde falta la inspiración; y en el peor, en un obstáculo formidable.
White space implica un lugar aparte, física y mentalmente. Es el lugar que buscamos cuando tenemos que pensar. Los jefes no pueden dejar de notar que los empleados no están a menudo en sus escritorios. Y la idea que hace furor en el diseño de lugares de trabajo es la de proveer un lugar para pensar.

Quizá los lectores se pregunten de dónde salió la expresión hot desking. Se estima que deriva de una práctica habitual en distintas fuerzas navales, denominada hot racking (rack vendría a ser cucheta o litera) en la jerga marina de habla inglesa. Mediante esta práctica, una cucheta de un submarino, por ejemplo, es asignada, en sus respectivos turnos, a distintos marineros. Si uno de éstos se dispusiera a ocuparla poco después de haberse ido el ocupante anterior, seguramente se encontraría con una cucheta “calentita”. De ahí: hot. Equivale a sentarse en una silla apenas se ha retirado su ocupante anterior.

*Adaptación revistasumma.com, el texto completo se encuentra en la revista impresa